4 tips voor een ideale bestemming van je evenement!

31/01/2017

Een bijeenkomst in het buitenland is een kostbare en intensieve onderneming en als eventplanner wil je dat memorabel maken door een uitstekende organisatie van logistiek, communicatie, accommodatie en entertainment. Deelnemer van Event 17, Jacco Verschoor van Verschoorevents, geeft 4 tips waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een geschikte bestemming voor een zakelijk evenement in het buitenland.

1. Doel, doelgroep en budget
Bij het plannen van een bestemming voor een bijeenkomst in het buitenland is het doel van de reis erg belangrijk maar ook de doelgroep en het budget. Betreft het een personeelsfeest, een zakelijk congres of juist een relatie-evenement? Is het voor het hele team, alleen management of relaties en ga je naar Brussel of bijvoorbeeld Lissabon? Het logistieke traject kent hier een duidelijk verschil. Het budget en de grootte van de groep bepaalt of je het gezelschap per trein, touringcar of misschien wel met het vliegtuig laat reizen.

2. Waar ligt de omslag?
De omslag voor het logistieke proces van een evenement ligt meestal bij 30 personen. Onder de 30 personen kan het huren van een touringcar relatief duur uitvallen ten opzichte van een vliegticket. Een event in het buitenland organiseren, en daarbij ook nog eens per vliegtuig afreizen, kan juist een extra waardering zijn voor relaties. Bij de keuze tussen het vliegtuig of de touringcar, is een eventuele netwerkmogelijkheid ook onderdeel van de overweging. Dan kan een comfortabele touringcar juist weer uitkomst bieden.

3. Reistijd
Naast het doel van een evenement, de doelgroep en het budget, is het ook belangrijk om een afweging te maken over de reistijd. Veel zakelijke reizigers stellen een maximum aan een vlucht van circa twee uur. De totale reisduur van het evenement is dan vaak drie à vier dagen, waarbij er vroeg heen gevlogen wordt en in de middag of avond terug. Leg dan meerdere bestemmingen naast elkaar. Afhankelijk van het budget, de reistijd en de reisduur kan je een keuze maken.

4. Eenmaal op bestemming
Het soort evenement en het doel van de bijeenkomst bepalen vaak hoe lang je nog wilt reizen op de bestemming. Indien gasten niet langer dan gemiddeld 30 minuten willen reizen naar een uiteindelijke eventlocatie kies je voor een echte stadsbestemming zoals; Lissabon, Madrid, Budapest, München etc. Wanneer de reistijd ter plaatse toch langer mag zijn, komt je bij verrassendere bestemmingen uit. Deze bestemmingen kunnen wat betreft het budget ook voordeliger uitpakken, omdat je een minder geijkte stadsbestemming kiest..

Deelnemers en bezoekers aan het woord
Sprekershuys - <br />Maartje IJzerman
Sprekershuys -
Maartje IJzerman

Ons doel was naamsbekendheid vergroten en netwerken. Ik vond de kwaliteit van de bezoeker erg goed. Leuke contacten opgedaan en ook twee tevreden opdrachtgevers!

Dechesne en Boertje – Pieter Bas Boertje
Dechesne en Boertje – Pieter Bas Boertje

Bezoekers werden tijdens Event 16 uitgedaagd om hun moeilijkste, onoplosbare eventvraag aan ons te stellen. Daarna kregen ze een gratis 15 minuten durend eventconsult. 33 jaar event-ervaring in 15 minuten! Het resultaat: dat we er zelfs de prijs Beste Standconcept mee wonnen!

Aaaaha! the Factory - Erik Peekel
Aaaaha! the Factory - Erik Peekel

Iedereen die een evenement gaat organiseren oriënteert zich op de beurs event. Verspreid over twee dagen bezoekt onze hele doelgroep de Jaarbeurs, daar willen wij niet ontbreken. Op onze stand praten we bij met oude bekenden en we leggen nieuwe contacten.

The Food Line-up -  Maartje Nelissen
The Food Line-up - Maartje Nelissen

Veel bezoekers weten niet dat we meer doen dan food trucks & festivals. Tijdens Event 16 hebben we de bezoeker kennis laten maken met meer concepten van The Food Line-up en daar werd goed op gereageerd! We gingen met veel nieuwe contacten en concrete boekingen naar huis.

X